Thiết lập quy tắc hạch toán tự động cho các giao dịch Ngân hàng điện tử

1. Tổng quan

Với các giao dịch ngân hàng, kế toán thường có quy tắc hạch toán chứng từ thu/chi tiền gửi riêng cho một số nội dung như:

• Một số tài khoản có quy tắc hạch toán khác nhau
• Một số đối tượng có quy tắc hạch toán riêng
• Một số loại chứng từ có quy tắc hạch toán riêng

Bài viết này hướng dẫn bạn thiết lập quy tắc hạch toán tự động để lập chứng từ hạch toán thu/chi tiền gửi chính xác.

Phạm vi áp dụng: Đơn vị có kết nối với Ngân hàng điện tử trên phần mềm và kế toán được phân quyền chức năng Thiết lập quy tắc hạch toán tự động (xem hướng dẫn kết nối tại đây).

2. Các bước thực hiện

Bước 1: Vào mục Tiền gửi\Ngân hàng điện tử\Thiết lập quy tắc hạch toán tự động.

Bước 2: Nhấn Thêm.

Bước 3: Thực hiện thiết lập quy tắc hạch toán:

– Nhập Tên quy tắc.

– Chọn 1 trong 2 hình thức áp dụng:

• Nếu tích chọn Phần mềm tự động lập chứng từ hạch toán: Các giao dịch thỏa mãn quy tắc sẽ tự động sinh chứng từ và không ghi sổ.
• Nếu chọn Người dùng tự lập chứng từ theo quy tắc được phần mềm gợi ý: Các giao dịch thỏa mãn quy tắc sẽ không tự động sinh chứng từ, bạn cần chủ động lập chứng từ cho các giao dịch này.

– Thiết lập điều kiện áp dụng: Thiết lập điều kiện về Loại giao dịch, Tài khoản giao dịch, Ngày giao dịch.

– Khai báo nội dung chứng từ sinh từ quy tắc tự động hạch toán: Lý do thu/chi, Tài khoản nợ/có, Mã đối tượng, Tên đối tượng.

– Khai báo thông tin ngầm định trên chứng từ như: Mã thống kê, Hoạt động, Loại quỹ.

Bước 4: Sau khi hoàn tất, nhấn Cất.

3. Lưu ý

– Trường hợp 1 giao dịch thỏa mãn đồng thời nhiều quy tắc hạch toán, phần mềm sẽ áp dụng quy tắc có thứ tự ưu tiên cao nhất. Để thay đổi thứ tự ưu tiên, bạn làm như sau:

• Tại danh sách quy tắc hạch toán tự động, nhấn Thay đổi thứ tự ưu tiên.

• Kéo thả biểu tượng để sắp xếp các quy tắc theo thứ tự mong muốn. Sau đó nhấn Đồng ý.

– Để sử dụng các chức năng như Nhân bản, Sửa, Xóa, hoặc bật/tắt Sử dụng cho một quy tắc hạch toán, bạn nhấn vào biểu tượng ⏷ bên cạnh nút Xem của quy tắc đó, sau đó chọn chức năng mong muốn trong danh sách hiển thị.

– Để Xóa hoặc bật/tắt sử dụng nhiều quy tắc hạch toán cùng lúc, bạn tích chọn các quy tắc muốn thao tác, sau đó nhấn Thực hiện hàng loạt và chọn chức năng cần thực hiện trong danh sách.