Khi lập bảng truy lĩnh nâng lương, tại danh sách CBNV cần truy lĩnh không thấy người cần tính truy lĩnh thì làm như thế nào?

1. Tổng quan

Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách xử lý khi lập bảng truy lĩnh nâng lương nhưng không thấy CBNV cần truy lĩnh trong danh sách hay bảng tính truy lĩnh không lên số liệu, từ đó giúp tính truy lĩnh nâng lương được đầy đủ, chính xác.

Nội dung bài viết bao gồm nguyên nhân không hiển thị CBNV trong danh sách truy lĩnh và hướng dẫn các bước thực hiện: lập bảng truy lĩnh nâng lương, kiểm tra và chỉnh sửa danh sách quá trình lương/phụ cấp; đồng thời xử lý 3 trường hợp phổ biến là chưa khai báo hoặc khai báo sai quá trình lương/phụ cấp, hoặc quá trình khai báo đã được lập bảng tính truy lĩnh để bổ sung đúng đối tượng và thực hiện tính truy lĩnh.

2.  Cách xử lý

Ví dụ thực tế: Ngày 26/07/2024, đơn vị nhận được QĐ nâng HSL của CBNV Nguyễn Vân Khánh từ 3.0 lên 3.33, ngày hưởng là 01/02/2024. Do thực tế, tháng 07/2024 đơn vị vẫn trả HSL 3.0, đến tháng 08/2024 mới bắt đầu trả mức 3.33 nên kế toán truy lĩnh phần chênh lệch HSL 0.33 trong 6 tháng (02, 03, 04, 05, 06, 07)

Nhưng khi lập bảng truy lĩnh không thấy thông tin của CBNV Nguyễn Thị Vân Khánh

2.1. Nguyên nhân 1: Chưa khai báo quá trình lương/phụ cấp mới cho CBNV.

Biểu hiện: Khi lập bảng tính truy lĩnh, nhấn Chọn quá trình lương, phụ cấp\Nhập tên cán bộ nhân viên cần truy lĩnh khi lập bảng tính truy lĩnh không thấy quá trình lương, phụ cấp cần truy lĩnh.

Giải pháp: Để khai báo bổ sung quá trình lương, phụ cấp mới cho CBNV cần được truy lĩnh anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào Tính lương\ tab Truy lĩnh\ nhấn Thêm Truy lĩnh nâng lương

Bước 2: Khai báo tham số để lập bảng truy lĩnh nâng lương\ nhấn Đồng ý

Bước 3: Nhấn Chọn quá trình lương, phụ cấp để thêm cán bộ nhận viên còn thiếu vào bảng truy lĩnh

• Nhập tên cán bộ nhân viên cần thêm vào ô Cán bộ nhân viên.

• Nhấn thêm mới Quá trình lương/Thêm mới Quá trình phụ cấp: Như ví dụ trên, anh/chị khai báo thêm mới quá trình lương cho CBNV

• Khai báo quá trình lương tương ứng cho CBNV, sau đó chọn Đồng ý

Lưu ý: Cần khai báo từ ngày và Kỳ lương thực tế bắt đầu áp dụng theo hướng dẫn tại đây để có hiện lập bảng tính truy lĩnh.

• Tích chọn khoản lương/phụ cấp cần tính truy lĩnh, sau đó chọn Đồng ý để thêm CBNV Nguyễn Vân Khánh vào bảng truy lĩnh nâng lương

Bước 4: Nhấn Tính truy lĩnh để tạo bảng tính truy lĩnh lương

2.2. Nguyên nhân 2: Đã khai báo thông tin quá trình lương, phụ cấp cho CBNV rồi nhưng sai thông tin khai báo.

Biểu hiện: Khi lập bảng truy lĩnh nâng lương, nhấn Chọn quá trình lương, phụ cấp → nhập tên cán bộ, nhân viên cần truy lĩnh khi lập bảng tính truy lĩnh. Quá trình lương, phụ cấp cần truy lĩnh hiển thị ghi chú:

• Chưa đủ điều kiện truy lĩnh, hoặc
• Cần tính truy lĩnh nhưng nhấn Tính truy lĩnh không lên số liệu

Giải pháp:

Để sửa quá trình lương, phụ cấp cần được truy lĩnh anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào Tính lương\ tab Truy lĩnh\ nhấn Thêm Truy lĩnh nâng lương

Bước 2: Khai báo tham số để lập bảng truy lĩnh nâng lương\ nhấn Đồng ý

Bước 3: Nhấn Chọn quá trình lương, phụ cấp để thêm cán bộ nhận viên còn thiếu vào bảng truy lĩnh

• Để kiểm tra thông tin quá trình lương, phụ cấp, anh/chị chọn biểu tượng ✎ tại quá trình có thông tin sai để xem và sửa quá trình lương, phụ cấp của CBNV

• • Anh/chị kiểm tra lại thông tin Từ ngày: Ngày mức lương/phụ cấp mới có hiệu lực trong quyết định. Thông tin từ ngày của các quá trình của cùng 1 loại phụ cấp không được trùng nhau. Trường hợp cán bộ nhân viên mới chuyển về đơn vị, thông tin Từ ngày là ngày quyết định lương, phụ cấp đó không phải ngày về đơn vị.
  • Kỳ lương thực tế bắt đầu áp dụng: Kỳ lương thực tế tại đơn vị áp dụng mức lương/phụ cấp mới cho CBNV. Kỳ lương thực tế bắt đầu áp dụng lớn hơn tháng của từ ngày thì quá trình lương, phụ cấp đó cần truy lĩnh.
  • Chỉ truy lĩnh khi quá trình lương hoặc phụ cấp có hệ số hoặc tỷ lệ lớn hơn hệ số hoặc tỷ lệ của quá trình trước đó.
    • Số tiền truy lĩnh được tính theo phần chênh lệch: Hệ số/Tỷ lệ mới – Hệ số/Tỷ lệ cũ.
    • Nếu quá trình cần truy lĩnh là quá trình đầu tiên (trước đó chưa hưởng khoản lương/phụ cấp này), thì truy lĩnh theo toàn bộ hệ số hoặc tỷ lệ của quá trình mới.
    • Nếu hệ số hoặc tỷ lệ của quá trình mới nhỏ hơn quá trình trước, phần truy lĩnh sẽ âm. Trường hợp này cần kiểm tra lại nghiệp vụ; nếu là truy thu thì thực hiện tại chức năng Truy thu.

• Tích chọn khoản lương/phụ cấp cần tính truy lĩnh, sau đó chọn Đồng ý để thêm CBNV Nguyễn Vân Khánh vào băng truy lĩnh nâng lương

Bước 4: Nhấn Tính truy lĩnh để tạo bảng tính truy lĩnh lương

Lưu ý: Nếu ở bước 3 đã lên quá trình truy lĩnh nhưng khi nhấn Tính truy lĩnh không hiển thị cán bộ hoặc không lên tiền, anh/chị hãy vào mục Cán bộ nhân viên kiểm tra lại quá trình lương, phụ cấp trước đó. Có thể Ngày kết thúc hưởng của quá trình cũ đang trùng với thời gian hưởng của quá trình mới. Để hệ thống lên số liệu truy lĩnh, anh/chị có thể để trống ngày kết thúc hưởng của quá trình trước đó.

2.3. Quá trình truy lĩnh đã được tính truy lĩnh

Biểu hiện: Khi lập bảng tính truy lĩnh, nhấn Chọn quá trình lương, phụ cấp → nhập tên cán bộ, nhân viên cần truy lĩnh khi lập bảng tính truy lĩnh. Quá trình lương, phụ cấp cần truy lĩnh hiển thị ghi chú: Đã tính truy lĩnh

Giải pháp:

Bước 1: Nhấn dấu x để đóng bảng tính truy lĩnh đang lập

Bước 2: Thực hiện kiểm tra, chỉnh sửa tùy theo tình huống thực tế của đơn vị

Trường hợp 1: Bảng truy lĩnh được lập chưa chính xác hoặc khai báo sai quá trình lương, phụ cấp cần truy lĩnh. Cần xóa bảng truy lĩnh đã lập cho quá trình đó và lập lại theo đúng thông tin.

• Vào Tính lương → Truy lĩnh, chọn lần lượt từng tháng để tìm và kiểm tra lại bảng tính truy lĩnh đã lập.
• Xóa bảng tính truy lĩnh sai đã lập đi và thực hiện lập lại

Trường hợp 2: Quá trình lương, phụ cấp đã được tính truy lĩnh nhưng thời gian truy lĩnh chưa đủ và muốn truy lĩnh bổ sung. Đồng thời không xóa bảng truy lĩnh cũ đã lập.

• Vào Cán bộ nhân viên, xóa quá trình lương, phụ cấp đã khai báo trước đó (không ảnh hưởng đến các bảng truy lĩnh đã lưu).
• Khai báo lại quá trình lương, phụ cấp với thời gian truy lĩnh đúng, sau đó lập bảng truy lĩnh mới.

3. Lưu ý

1. Để bảng truy lĩnh lên đúng số liệu ngoài việc khai báo đúng kỳ lương thực tế áp dụng thì quá trình truy lĩnh phải có hệ số , tỷ lệ + Hệ số chênh lệch bảo lưu (Hệ số CLBL) > hệ số tỷ lệ của quá trình trước đó + Hệ số CLBL nếu có của quá trình trước đó.

2. Đối với cán bộ có thời gian nghỉ (như nghỉ thai sản, nghỉ không lương,…) trong giai đoạn truy lĩnh, cần kiểm tra:

• Theo dõi công → Chế độ xem Loại công: Chọn loại công tương ứng và kiểm tra đã khai báo đúng thời gian nghỉ.
• Thiết lập → Mức hưởng theo từng loại công: Kiểm tra đã thiết lập đúng tỷ lệ hưởng các khoản phụ cấp cần truy lĩnh.

Chỉ khi thiết lập tỷ lệ hưởng, hệ thống mới hiển thị tháng, ngày truy lĩnh cho thời gian nghỉ. Nếu chưa thiết lập mức hưởng, khoảng thời gian nghỉ sẽ không được truy lĩnh. Anh/chị cũng có thể sửa tay trực tiếp các thông tin số tháng, số ngày lẻ, số tháng truy lĩnh bảo hiểm, tỷ lệ hưởng,… nếu lập bảng truy lĩnh thấy các cột này chưa đúng.