Phát hành chứng từ thuế TNCN bị cơ quan thuế từ chối lỗi Định dạng không hợp lệ

1. Tổng quan

Anh/chị đã phát hành và ký số chứng từ khấu trừ thuế TNCN nhưng khi gửi lên cơ quan thuế thì bị từ chối với thông báo “định dạng không hợp lệ”. Điều này có thể gây gián đoạn trong việc cấp chứng từ cho người lao động và ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hồ sơ thuế. Bài viết này sẽ hướng dẫn:

• Các nguyên nhân khiến chứng từ bị cơ quan thuế từ chối do lỗi định dạng
• Cách kiểm tra và xử lý để phát hành lại chứng từ hợp lệ

2. Các bước thực hiện

2.1. Nguyên nhân

• Sai thông tin mã số thuế/người nộp thuế: Nhập sai mã số thuế hoặc sử dụng sai loại thông tin (MST vs số định danh cá nhân)
• Các chỉ tiêu thông tin cá nhân có chứa ký tự đặc biệt (%, #, &, …)

2.2. Giải pháp

Bước 1: Kiểm tra mã số thuế hoặc số định danh cá nhân

• Tra cứu thông tin người nộp thuế trên website của Cơ quan thuế: https://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstcn.jsp
• Đối chiếu kết quả tra cứu:
  • Nếu hiển thị CCCD/số định danh cá nhân → Tại chỉ tiêu [06] nhập số định danh cá nhân
  • Nếu vẫn hiển thị mã số thuế → Tại chỉ tiêu [06] nhập mã số thuế (không nhập CCCD)

Bước 2: Kiểm tra ký tự đặc biệt trên chứng từ

• Rà soát mục II. Thông tin cá nhân, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
• Loại bỏ các ký tự đặc biệt, chỉ giữ lại ký tự hợp lệ (chữ, số)

Bước 3: Lập lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN

• Tích chọn chứng từ bị từ chối
• Nhấn biểu tượng 3 chấm cuối dòng chứng từ
• Chọn Nhân bản chứng từ

Bước 4: Sửa và phát hành lại

• Phần mềm tạo chứng từ mới đã có sẵn dữ liệu
• Anh/chị chỉnh sửa lại thông tin đúng
• Thực hiện ký số và phát hành lại

3. Lưu ý

• Thuế chỉ ghi nhận chứng từ có trạng thái hợp lệ, các chứng từ thuế trả về trạng thái không hợp lệ anh/chị không xóa/hủy được trên phần mềm.
• Các chứng từ không hợp lệ, anh/chị kiểm tra lỗi thuế trả về và lập lại đúng thông tin để phát hành lại.  Không cần phải xử lý sai sót đối với các chứng từ trạng thái dữ liệu không hợp lệ.