Mẫu số S26-H: Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng

1. Tổng quan

Bài viết này giúp Anh/chị in được báo cáo Mẫu số S26-H: Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng (S26).

Báo cáo hỗ trợ cán bộ quản lý nắm được số lượng, giá trị tăng/giảm và số dư đầu năm, cuối năm của TSCĐ, CCDC tại từng phòng ban, đồng thời hiển thị xem ngày ghi tăng TSCĐ, công cụ, dụng cụ (CCDC) qua đó phục vụ công tác đối chiếu và quản lý tài sản tại đơn vị.

Nội dung báo cáo phản ánh Tên TSCĐ và CCDC; Mã TSCĐ và CCDC; Đơn vị tính; Số lượng; Ngày ghi tăng; Số chứng từ ghi sổ; Thành tiền; Lý do ghi giảm TSCĐ và CCDC.

2. Cách lấy số liệu báo cáo

• Ghi tăng TSCĐ và công cụ dụng cụ lấy số liệu từ những tài sản, CCDC được ghi tăng trước và trong kỳ báo cáo. Ngoài ra những chứng từ đánh giá lại tài sản cố định làm tăng, giảm nguyên giá cũng được thể hiện giá trị ở mục Ghi tăng tài sản cố định.
• Ghi giảm TSCĐ và công cụ dụng cụ lấy số liệu từ những chứng từ ghi giảm, điều chuyển đi trong kỳ báo cáo.

3. Cách in báo cáo

Để in được mẫu Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng S26, Anh/chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Vào menu Báo cáo/Báo cáo theo chế độ kế toán\ chọn Mẫu số S26-H: Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng.

Bước 2: Khai báo Tham số báo cáo:

• Chọn kỳ báo cáo: Lựa chọn kỳ cần xem (Ví dụ: Năm nay, Năm trước, Tự chọn…). Khi chọn kỳ, hệ thống sẽ tự động cập nhật Từ ngày và Đến ngày tương ứng.

• Loại tài sản: Chọn loại tài sản cần hiển thị trên báo cáo hoặc để “Tất cả” nếu muốn xem toàn bộ.

• Loại công cụ dụng cụ: Chọn loại CCDC muốn lọc hoặc để “Tất cả” nếu muốn xem toàn bộ.

• Bộ phận sử dụng: Chọn bộ phận sử dụng tài sản/CCDC hoặc để “Tất cả” nếu muốn hiển thị toàn đơn vị.

• Tùy chọn hiển thị:

  • Hiển thị mã tài sản và công cụ, dụng cụ: Tích chọn nếu muốn thể hiện mã trên báo cáo.

  • Hiển thị ngày tháng ghi sổ của TSCĐ, CCDC đầu kỳ: Tích chọn nếu muốn xem thêm thông tin ngày ghi tăng của TSCĐ, CCDC của tất cả các tài sản, CCDC.

  • Hiển thị dòng tổng cộng: Tích chọn nếu muốn hiển thị dòng tổng hợp cuối báo cáo.

Bước 3: Nhấn Đồng ý để xem báo cáo.

4. Vấn đề thường gặp

4.1. Khi in Mẫu số (báo cáo, biểu) S26-H, Mẫu số (báo cáo, biểu) S26, anh/chị có thể gặp trường hợp “Thiếu số liệu tài sản hoặc công cụ dụng cụ trên báo cáo”:

Nguyên nhân: Do tài sản cố định hoặc công cụ dụng cụ đã khai báo nhưng chưa ghi tăng.

Giải pháp:

• Công cụ dụng cụ thiếu: Anh/chị ghi tăng CCDC theo hướng dẫn tại đây.
• Tài sản thiếu: Anh/chị thực hiện ghi tăng theo hướng dẫn tại đây.

4.2. In sổ S26-H có nhiều bộ phận sử dụng nhưng muốn dồn thành tổng hợp thì làm thế nào

Trả lời: Mẫu số S26-H: Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng chưa hỗ trợ xem tổng hợp chung tất cả các phòng ban

Anh/chị có thể tham khảo một số báo cáo khác hỗ trợ xem tổng hợp phòng ban tại đây

Hoặc in Mẫu số S26-H: Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng với tùy chọn Bộ phận sử dụng là Tất cả, sau đó xuất ra Excel và chỉnh sửa dữ liệu theo yêu cầu.

4.3. Khi in Mẫu số S26-H tại sao cùng một tài sản/CCDC nhưng lại bị tách ra hoặc hiển thị trên nhiều dòng?

Trả lời: Khi in Mẫu số S26-H: Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng, anh/chị nhận thấy cùng một tài sản/CCDC nhưng lại được hiển thị gấp đôi số liệu hoặc bị tách ra trên nhiều dòng; nguyên nhân chủ yếu là do 3 trường hợp sau:

Trường hợp 1: Tài sản/CCDC trong kỳ báo cáo có phát sinh chứng từ Điều chuyển trong đơn vị. Vì Mẫu số S26-H đang lên số liệu báo cáo tách riêng cho từng phòng ban nên tài sản/ccdc này sẽ được tách ra thể hiện số liệu ở 3 dòng, cụ thể:

• Tại phòng ban cũ, tài sản/CCDC được thể hiện tách ra 2 dòng: dòng ở cột Ghi tăng phản ánh số liệu đã ghi nhận ban đầu, còn dòng ở cột Ghi giảm phản ánh việc tài sản/CCDC đã điều chuyển đi ra khỏi phòng ban cũ.

• Tại phòng ban mới, tài sản/CCDC thể hiện ở 1 dòng Ghi tăng phản ánh việc tài sản/CCDC được điều chuyển đến phòng ban mới.

Trường hợp 2: Tài sản/CCDC trong kỳ báo cáo có phát sinh chứng từ Ghi giảm tài sản/Ghi giảm CCDC. Tài sản/CCDC này sẽ được tách ra 2 dòng: 1 dòng ở cột Ghi tăng phản ánh số liệu đã ghi nhận ban đầu và 1 dòng ở cột Ghi giảm thể hiện cho việc ghi giảm tài sản/CCDC đó.

Trường hợp 3: Tài sản cố định trong kỳ báo cáo có phát sinh chứng từ Đánh giá lại: Tài sản này sẽ được tách ra 2 dòng:

• Dòng 1 thể hiện Nguyên giá trước khi đánh giá lại của tài sản, số liệu hiển thị ở cột Ghi tăng.
• Dòng 2 thể hiện số liệu được đánh giá tăng thêm nguyên giá (ở cột Ghi tăng) hoặc giảm nguyên giá của tài sản (ở cột Ghi giảm)