Hướng dẫn các bước thực hiện sáp nhập tài sản, công cụ dụng cụ giữa các đơn vị

Mục lục

1. Tổng quan

Khi thực hiện sáp nhập đơn vị, đơn vị cần rà soát, hoàn thiện và chốt số liệu tài sản cố định (TSCĐ), công cụ dụng cụ (CCDC) trước khi bàn giao hoặc tiếp nhận tài sản. Nếu chưa cập nhật đầy đủ các biến động, tính hao mòn không đúng thời điểm hoặc chưa kiểm kê, số liệu bàn giao giữa các đơn vị có thể bị thiếu, sai lệch so với thực tế.

Bài viết này hướng dẫn các bước cần thực hiện khi sáp nhập tài sản giữa các đơn vị:

Kiểm tra biến động của TSCĐ, CCDC tính đến thời điểm sáp nhập.
Kiểm kê TSCĐ, CCDC trước khi sáp nhập.
Xem và in các báo cáo liên quan để đối chiếu, bàn giao số liệu.
Thao tác điều chuyển tài sản ngoài đơn vị phục vụ công tác sáp nhập tài sản.

2. Các bước thực hiện

2.1 Bước 1: Kiểm tra biến động của tài sản, công cụ dụng cụ tính đến thời điểm sáp nhập

Trước khi sáp nhập, đơn vị cần thực hiện kiểm tra và đảm bảo toàn bộ biến động của TSCĐ, CCDC phát sinh từ đầu năm đến thời điểm sáp nhập đã được ghi nhận đầy đủ trên phần mềm. Cụ thể:

Ghi tăng tài sản, công cụ dụng cụ: Thực hiện khi có sự gia tăng TSCĐ, CCDC mới vào đơn vị, ví dụ như mua sắm máy móc, thiết bị và CCDC, tiếp nhận TSCĐ, CCDC từ đơn vị khác bàn giao, sáp nhập trước đó nếu có.
Thay đổi thông tin: Thực hiện khi có những thay đổi thông tin về hiện trạng sử dụng, địa chỉ, tên tài sản, mục đích sử dụng đất.
Đánh giá lại: Thực hiện khi có phát sinh các thay đổi giá trị của tài sản như tăng/giảm nguyên giá, điều chỉnh diện tích đất và nhà, số năm sử dụng còn lại, hao mòn lũy kế, hao mòn/khấu hao năm.
Điều chuyển TSCĐ, CCDC: Thực hiện khi có sự thay đổi trong việc phân bổ hoặc chuyển giao TSCĐ, CCDC giữa các bộ phận trong đơn vị, ngoài đơn vị trước đó nếu có.
Ghi giảm TSCĐ, CCDC, Chuyển TSCĐ thành CCDC: Được thực hiện khi TSCĐ, CCDC bị thanh lý, thu hồi, tiêu hủy, bán, chuyển nhượng hoặc chuyển TSCĐ thành CCDC khi không đủ điều kiện để ghi nhận là tài sản.
Tính khấu hao TSCĐ: Nếu đơn vị có tài sản tính khấu hao, cần hoàn thiện đầy đủ tất cả các chứng từ tính khấu hao tài sản theo tháng/quý tính đến thời điểm sáp nhập tài sản.
Phân bổ CCDC: Nếu có CCDC cần phân bổ (kỳ phân bổ khác 1 lần) thì anh/chị cần thực hiện phân bổ CCDC đầy đủ tính đến thời điểm sáp nhập.

Lưu ý quan trọng: Theo quy định hiện hành, việc tính hao mòn tài sản cố định chỉ được thược hiện mỗi năm duy nhất một lần vào cuối năm (ngày 31/12). Do vậy, khi bàn giao tài sản để sáp nhập đơn vị, đơn vị bàn giao tài sản không cần phải thực hiện tính hao mòn cho tài sản tại thời điểm bàn giao, mà chỉ cần thực hiện trích khấu hao TSCĐ (nếu có) hoặc phân bổ CCDC tính đến thời điểm sáp nhập. Việc tính hao mòn cho tài sản cố định sẽ do đơn vị tiếp nhận thực hiện vào cuối năm (ngày 31/12) cho những tài sản được bàn giao.

3.2 Bước 2: Kiểm kê tài sản, công cụ dụng cụ

Sau khi hoàn tất việc kiểm tra biến động tính, đơn vị cần thực hiện kiểm kê TSCĐ, CCDC tính đến thời điểm sáp nhập.

Cụ thể chi tiết các bước thao tác anh/chị tham khảo hướng dẫn: Kiểm kê Tài sản cố định và Kiểm kê Công cụ dụng cụ.
Khi lập chứng từ kiểm kê tài sản và CCDC, anh/chị lưu ý cần kiểm tra và sửa lại mục Ngày kiểm kê và Ngày lập phiếu cho đúng với thực tế.
Lưu ý: Khi lập chứng từ Kiểm kê tài sản vào giữa năm để phục vụ sáp nhập thì phần mềm sẽ cảnh báo: “Đơn vị chưa lập chứng từ khấu hao và hao mòn cho đầy đủ tài sản năm nay. Vui lòng chọn kỳ dưới đây để lập chứng từ hoặc bổ sung tài sản. Nếu tiếp tục lập chứng từ kiểm kê có thể dẫn đến sai lệch trên các sổ sách báo cáo.”
⇒ Giải pháp: Anh/chị bỏ qua cảnh báo này và nhấn chọn “Tiếp tục kiểm kê”.

3.3 Bước 3: Xem và in báo cáo liên quan

Sau khi hoàn thành kiểm kê và xử lý chênh lệch, đơn vị cần kiểm tra, xem và in các báo cáo cần thiết để phục vụ việc đối chiếu, bàn giao và tiếp nhận tài sản khi sáp nhập, đồng thời làm căn cứ để ghi nhận số liệu tài sản/CCDC đã chốt để bàn giao sang đơn vị mới.

Gợi ý tham khảo một vài mẫu báo cáo như:

Mẫu số BCKT04 – Báo cáo kiểm kê công cụ dụng cụ.
Mẫu số BCKT05 – Báo cáo kiểm kê TSCĐ
Mẫu số B04-H – Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ
Mẫu số S24-H – Sổ tài sản cố định.
Mẫu số S26-H: Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng
Mẫu số SKT03 – Sổ theo dõi công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng

3.4 Bước 4: Điều chuyển tài sản, CCDC ngoài đơn vị hoặc Tiếp nhận tài sản, CCDC

Đối với đơn vị bàn giao tài sản, sau khi đã hoàn thiện các bước trên thì đơn vị cần tiến hành điều chuyển tài sản/CCDC ngoài đơn vị. Chi tiết anh chị tham khảo các hướng dẫn sau:

Đối với đơn vị tiếp nhận tài sản và CCDC khi sáp nhập, anh/chị cần tiếp nhận và kiểm tra kỹ các thông tin tài sản và CCDC được nhận bàn giao, sau đó tiến hành nhập liệu vào phần mềm để hoàn thiện quy trình tiếp nhận. Cụ thể:

Nếu TSCĐ điều chuyển từ đơn vị khác có sử dụng phần mềm iGOV Tài sản/QLTS, thực hiện tiếp nhận theo hướng dẫn tại đây
Nếu tiếp nhận tài sản từ đơn vị không sử dụng phần mềm iGOV Tài sản/QLTS, thực hiện nhập khẩu danh sách TSCĐ vào phần mềm từ file excel tại đây
Nếu CCDC điều chuyển từ đơn vị khác có sử dụng phần mềm iGOV Tài sản/QLTS, thực hiện tiếp nhận theo hướng dẫn tại đây
Nếu tiếp nhận CCDC từ đơn vị không sử dụng phần mềm iGOV Tài sản/QLTS, thực hiện nhập khẩu danh sách CCDC vào phần mềm từ file excel tại đây

Lưu ý: Khi đã lập xong các chứng từ điều chuyển ngoài đơn vị hoặc đã tiếp nhận tài sản trên phần mềm, anh/chị in các mẫu biên bản ngay trên phần mềm theo hướng dẫn: Mẫu số 02: Biên bản bàn giao, tiếp nhận tài sản công và Mẫu số 01: Biên bản bàn giao, tiếp nhận công cụ dụng cụ

Cập nhật 15/08/2026

Bài viết này hữu ích chứ?

Có Không