Quản trị hệ thống thiết lập bắt đầu sử dụng – Trường hợp đơn vị đã sử dụng ứng dụng MISA Salagov hoặc MISA Mimosa Online, thực hiện nâng cấp lên MISA iGOV

2.1.1. Thiết lập thông tin cơ cấu tổ chức

Bước 1: Khi anh/chị đăng nhập lần đầu vào nền tảng MISA iGOV, hệ thống hiển thị màn hình Bắt đầu thiết lập.

Bước 2: Anh/chị chọn đồng bộ từ 1 trong 2 ứng dụng đang dùng: MISA Mimosa Online hoặc MISA Salagov. Ví dụ anh/chị chọn đồng bộ từ MISA Mimosa Online

Bước 3: Hệ thống sẽ lấy cơ cấu tổ chức từ ứng dụng đã chọn lên nền tảng MISA iGOV, anh/chị có thể thực hiện:

• Gộp cơ cấu tổ chức: Khi có phòng ban trùng lặp nhau, để gộp các phòng ban không có mã QHNS vào 1 cơ cấu tổ chức chi tiết nhất làm theo các bước sau:  
  • Chọn chức năng Gộp cơ cấu tổ chức

• • Chọn tên cơ cấu tổ chức mới, nhấn Lưu. Hệ thống sẽ thay thế phòng ban cũ bằng phòng ban mới.

• Thêm phòng ban mới:  Nếu muốn thêm phòng ban mới, anh/chị nhấn Thêm

• • Nhập mã phòng ban, tên phòng ban và chọn phòng ban cha sau đó nhấn Lưu

Bước 4: Nếu không cần khai báo thêm phòng ban mới, có thể chuyển luôn sang bước Thiết  lập cán bộ nhân viên, người dùng  bằng cách nhấn Tiếp tục.

2.1.2. Thiết lập thông tin cán bộ nhân viên, người dùng

2.1.2.1. Thiết lập thông tin cán bộ nhân viên

Hệ thống tự động đồng bộ thông tin cán bộ nhân viên từ ứng dụng MISA Mimosa Online

Nếu có tồn tại CBNV thiếu thông tin: Loại cán bộ; phòng ban; giới tính, chức vụ, chức danh, hệ thống sẽ thông báo để anh/chị cập nhật. Có 2 cách cập nhật thông tin cán bộ nhân viên:

Cách 1: Cập nhật từ excel

• Trường hợp có nhiều cán bộ nhân viên cần cập nhật thông tin, anh/chị chọn chức năng Cập nhật hàng loạt từ excel.

•  Anh/chị sử dụng file dữ liệu đã chuẩn bị sẵn gồm các thông tin như: Loại cán bộ, Mã cán bộ nhân viên, Họ tên, Phòng ban, Email và số điện thoại
• Nhấn Chọn tệp để tải file lên phần mềm. Sau đó làm theo các hướng dẫn trên màn hình để cập nhật thông tin cán bộ nhân viên.

Cách 2: Cập nhật hàng loạt

Trường hợp số lượng cán bộ nhân viên ít, anh/chị có thể chọn chức năng Cập nhật thông tin

• Chọn Cập nhật thông tin

• Anh/chị tích chọn các CBNV cần cập nhật. Chọn Cập nhật hàng loạt. 
• Bổ sung thông tin cần cập nhật như: Giới tính; Phòng ban; Cán bộ.
• Nhấn Lưu.

• Hệ thống sẽ thông báo khi tất cả dữ liệu đã hợp lệ. Nhấn Lưu để hoàn tất cập nhật thông tin cán bộ nhân viên

2.1.2.2. Thiết lập thông tin người dùng

Hệ thống tự động đồng bộ thông tin và vai trò của từng người dùng từ ứng dụng MISA Mimosa Online, về ứng dụng iGOV Hệ thống.

• Nếu muốn thêm người dùng, anh/chị nhấn Thêm

• Phần mềm tự động tích chọn Là cán bộ nhân viên. Nếu đối tượng không phải là cán bộ nhân viên tại đơn vị thì bỏ chọn. Khai báo thông tin Loại cán bộ, Mã cán bộ nhân viên, Họ và tên, Phòng ban, Email đăng nhập…
• Nhấn Lưu nếu chỉ lưu thông tin. Nhấn Lưu và phân quyền nếu thực hiện phân quyền luôn cho người dùng.

• Khi đồng bộ thông tin cán bộ nhân viên và người dùng sẽ có nhiều trường hợp trùng thông tin cán bộ nhân viên và người dùng, lúc này anh/chị có thể dùng tính năng Liên kết với cán bộ nhân viên.

• Chọn CBNV muốn liên kết sau đó nhấn Lưu.

Sau khi thiết lập xong thông tin người dùng anh/chị nhấn Tiếp tục để chuyển qua bước phân quyền truy cập cho từng ứng dụng

2.1.3. Phân quyền truy cập cho từng ứng dụng

• Anh/chị nhấn vào biểu tượng chỉnh sửa tại ứng dụng cần phân quyền truy cập

• Nhấn Thêm người dùng, sau đó chọn người dùng muốn thêm quyền truy cập vào ứng dụng

•  Sau khi phân quyền xong, nhấn Hoàn thành.
• Khi anh/ chị thiết lập thành công danh mục dùng chung và phân quyền người dùng, hệ thống sẽ gửi yêu cầu đồng bộ danh mục đến các ứng dụng trong nền tảng.
• Lúc này, anh/chị chọn Bắt đầu làm việc trên nền tảng MISA iGOV.

Bước 1: Anh/chị tích chọn Nhập từ excel sau đó nhấn Bắt đầu thiết lập

Bước 2: Để có kết quả nhập khẩu chính xác, nhấn Tại đây để tải về tệp nhập khẩu mẫu

Bước 3: Anh/chị thực hiện khai báo lần lượt các thông tin sau:

Cơ cấu tổ chức: Anh/chị mở tệp nhật khẩu, bấm chọn sheet DM trên phần mềm để kiểm tra lại danh mục cơ cấu tổ chức trên phần mềm hiện tại.

• Nếu không có nhu cầu khai báo, anh/chị có thể bỏ qua không cần khai báo thêm thông tin ở sheet Cơ cấu tổ chức

• Nếu muốn khai báo thêm phòng ban con, anh/chị vào sheet Cơ cấu tổ chức và thực hiện khai báo các thông tin như: Mã phòng ban; Tên phòng ban: Mã phòng ban cha; Tên phòng ban cha…

Cán bộ nhân viên: Chọn sheet

• Anh/chị thực hiện khai báo 1 số thông tin như: Loại cán bộ, mã cán bộ nhân viên; họ tên; giới tính; chức vụ; chức danh; mã phòng ban; tên phòng ban; tích chọn là người người dùng (hoặc không). Nếu là người dùng anh/chị bổ sung thêm thông tin email hoặc số điện thoại.

Bước 4: Anh chị nhấn Chọn tệp sau đó thực hiện nhập khẩu tệp dữ liệu vừa bổ sung lên phần mềm.

Nhấn Tiếp tục

Bước 5: Hệ thống đã nhập khẩu thành công dữ liệu từ file excel lên phần mềm. Anh chị bấm vào mục Cơ cấu tổ chức và Đối tượng để kiểm tra lại thông tin.

• Hệ thống thực hiện kiểm tra dữ liệu và trả về kết quả Hợp lệ hoặc Không hợp lệ.
• Để kiểm tra những dữ liệu không hợp lệ, anh/chị có thể chọn Tải xuống tệp đang nhập khẩu, sau đó thực hiện tải lại tệp dữ liệu.
• Nhấn Tiếp tục

Bước 6: Anh/chị kiểm tra lại trước khi nhấn Xác nhận hoàn tất.

Bước 7: Hệ thống gửi thông báo thiết lập thành công. Khi hoàn thành thiết lập, hệ thống cũng sẽ gửi yêu cầu đồng bộ danh mục đến các ứng dụng trong nền tảng MISA iGOV.

Anh/chị nhấn Bắt đầu làm việc để tiếp tục truy cập và sử dụng MISA iGOV