Quản trị hệ thống thiết lập bắt đầu sử dụng – Trường hợp đơn vị đã sử dụng ứng dụng MISA Salagov hoặc MISA Mimosa Online, thực hiện nâng cấp lên MISA iGOV

2.1.1. Lấy cơ cấu tổ chức từ MISA Salagov/MISA Mimosa Online

Bước 1: Khi anh/chị đăng nhập lần đầu vào nền tảng MISA iGOV, hệ thống hiển thị màn hình Bắt đầu sử dụng. Nhấn Bắt đầu thiết lập.

Bước 2: Trường hợp đơn vị đăng ký sử dụng nền tảng cho cả UBND xã và các phòng ban chuyên môn có mã QHNS:

• Hệ thống thiết lập sẵn cơ cấu tổ chức tương ứng.

• Nếu không cần khai báo thêm phòng ban mới, có thể chuyển luôn sang bước tiếp theo bằng cách nhấn Tiếp tục.

• Lấy cơ cấu tổ chức từ ứng dụng MISA Salagov hoặc MISA Mimosa Online lên nền tảng bằng cách nhấn vào biểu tượng cạnh nút Thêm, chọn Lấy từ MISA Salagov hoặc Lấy từ MISA Mimosa Online. Ví dụ chọn Lấy từ MISA Salagov.

• Tích chọn các phòng ban cần đưa lên nền tảng MISA iGOV. Nhấn Đồng ý.

• Hệ thống sẽ lấy cơ cấu tổ chức từ ứng dụng đã chọn lên nền tảng MISA iGOV, đồng bộ các đơn vị, phòng ban theo mã QHNS tương ứng với nhau.

• Nếu chọn lại để lấy cơ cấu tổ chức từ ứng dụng Mimosa Online, hệ thống sẽ xóa cơ cấu tổ chức vừa lấy từ Salagov và lấy dữ liệu từ ứng dụng Mimosa Online lên nền tảng.

2.1.2. Gộp cơ cấu tổ chức

Khi có phòng ban trùng lặp nhau, để gộp các phòng ban không có mã QHNS vào 1 cơ cấu tổ chức chi tiết nhất làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn chức năng Gộp cơ cấu tổ chức

Bước 2: Chọn tên cơ cấu tổ chức mới, nhấn Lưu.

• Hệ thống sẽ thay thế phòng ban cũ bằng phòng ban mới.

2.1.3. Khai báo phòng ban mới

Nếu cần khai báo thêm phòng ban, làm theo các bước sau:

Bước 1: Tại góc bên phải màn hình nhấn Thêm.

Bước 2: Khai báo thông tin phòng ban: Mã phòng ban, Tên phòng ban, Thuộc phòng ban/đơn vị. Nhấn Lưu.

• Đơn vị chỉ đăng ký sử dụng nền tảng cho UBND xã, anh/chị bắt buộc phải khai báo thêm ít nhất 1 phòng ban trực thuộc để hoàn tất thiết lập cơ cấu tổ chức.

2.1.4. Sửa/Xóa/Ngừng theo dõi phòng ban

Khi cần sửa thông tin phòng ban, làm theo các bước sau:

Bước 1: Nhấn đúp chuột tại phòng ban đó, hoặc nhấn vào biểu tượng Sửa,

• Thực hiện chỉnh sửa thông tin, sau đó nhấn Lưu.

• Có thể chọn ngừng theo dõi hoặc xóa phòng ban đang có bằng cách nhấn vào biểu tượng ⋯ ở cuối dòng và chọn chức năng tương ứng.

Bước 2: Nhấn Tiếp tục để chuyển sang bước thiết lập CBNV.

2.2.1. Lấy CBNV từ MISA Salagov/MISA Mimosa Online

Tương tự như lấy Cơ cấu tổ chức, anh/chị có thể lấy dữ liệu cán bộ nhân viên từ ứng dụng MISA Salagov hoặc MISA Mimosa Online.

Bước 1: Khi anh/chị đăng nhập lần đầu vào nền tảng MISA iGOV, hệ thống hiển thị màn hình Bắt đầu sử dụng. Nhấn Bắt đầu thiết lập.

Bước 2: Tại màn hình Cán bộ nhân viên, nhìn lên góc trên bên phải sẽ thấy nút + Thêm và biểu tượng mũi tên ▼ bên cạnh.

• Lấy từ MISA Salagov.
• Lấy từ MISA Mimosa Online.

Bước 3: Nhấn Có để xác nhận lấy CBNV từ ứng dụng lên nền tảng.

• Hệ thống sẽ tự động đồng bộ dữ liệu cán bộ nhân viên từ phần mềm đã chọn lên nền tảng MISA iGOV.

Lưu ý: Nếu ứng dụng lấy dữ liệu ở bước này khác với ứng dụng lấy dữ liệu ở bước 1, hệ thống sẽ để trống thông tin phòng ban của CBNV để anh/chị bổ sung sau.

2.2.2. Cập nhật thông tin CBNV

Nếu có tồn tại CBNV thiếu thông tin loại cán bộ hoặc phòng ban, hệ thống sẽ thông báo.

2.2.2.1. Cập nhật thông tin trực tiếp trên phần mềm

Bước 1: Nhấn Cập nhật thông tin để bổ sung.

Bước 2: Cập nhật thông tin cho từng CBNV:

• Bổ sung thông tin cho CBNV tại từng dòng tương ứng, nhấn Lưu.

• Cập nhật thông tin cho hàng loạt CBNV cùng loại cán bộ và phòng ban:
  • Tích chọn các CBNV cần cập nhật.
  • Chọn Cập nhật hàng loạt.

• • Chọn thông tin cần cập nhật. Nhấn Lưu.

• Nhấn Lưu.

2.2.2.2. Cập nhật thông tin CBNV bằng excel.

Trường hợp cần cập nhật hàng loạt các thông tin khác như: Chức vụ, chức danh, ngày vào đơn vị, chọn chức năng Cập nhật hàng loạt từ excel.

Bước 1: Chọn tệp

• Nhấn Tải tệp mẫu để tải mẫu có sẵn của phần mềm. Chương trình sẽ tự động nhận biết các cột trên tệp dữ liệu với các thông tin tương ứng trên chương trình.

• Khai báo thông tin CBNV cần cập nhật và lưu tệp.

• Nhấn Chọn tệp hoặc kéo thả tệp vào khu vực nhập khẩu.
• Nhấn Tiếp tục.

Bước 2: Ghép dữ liệu

• Chương trình tự động ghép thông tin ở Cột trên tệp dữ liệu với Cột trên phần mềm. Nếu chương trình chưa ghép dữ liệu hoặc ghép chưa đúng, anh chị có thể chọn lại thông tin Cột trên tệp dữ liệu để ghép cho chính xác.
• Nhấn Tiếp tục.

Bước 3: Kiểm tra dữ liệu

• Phần mềm thông báo số lượng bản ghi hợp lệ/không hợp lệ.
• Đối với bản ghi không hợp lệ, hệ thống hiển thị nguyên nhân ở cột Chi tiết lỗi.
• Có thể chọn Tải tệp kiểm tra để kiểm tra và sửa lại tệp, sau đó thực hiện nhập khẩu lại từ đầu.
• Nhấn Tiếp tục để thực hiện nhập khẩu các bản ghi hợp lệ và bỏ qua các bản ghi không hợp lệ.

Bước 4: Kết quả

• Phần mềm hiển thị kết quả nhập khẩu. Trường hợp có bản ghi nhập khẩu không thành công, có thể chọn Tải tệp lỗi để xem chi tiết.
• Nhấn Đóng để hoàn thành.

Bước 5: Hệ thống sẽ thông báo khi tất cả dữ liệu đã hợp lệ.

2.2.3. Khai báo CBNV

Có thể khai báo từng CBNV hoặc nhập khẩu danh sách CBNV từ file excel vào phần mềm.

2.2.3.1. Khai báo từng cán bộ nhân viên

Bước 1: Nhấn Thêm.

Bước 2: Khai báo thông tin đối tượng:

• Phần mềm tự động tích chọn Là cán bộ nhân viên. Nếu đối tượng không phải là cán bộ nhân viên tại đơn vị thì bỏ chọn.
• Khai báo thông tin Loại cán bộ, Mã cán bộ nhân viên, Họ và tên, Phòng ban, Email đăng nhập…
• Nhấn Lưu nếu chỉ lưu thông tin.
• Nhấn Lưu và phân quyền nếu thực hiện phân quyền luôn cho người dùng.

2.2.3.2. Nhập khẩu danh sách cán bộ nhân viên

Bước 1: Để khai báo hàng loạt cán bộ nhân viên, anh chị chọn chức năng Nhập từ excel.

Bước 2: Anh chị tải tệp mẫu từ chương trình, khai báo danh sách CBNV và thực hiện nhập khẩu tương tự như trường hợp cập nhật thông tin CBNV hàng loạt từ excel.

2.2.4. Sửa/Xóa thông tin CBNV

Để sửa/xóa thông tin CBNV, anh/chị thực hiện các bước sau:

Bước 1: Nhấn đúp chuột tại CBNV cần sửa, chọn vào biểu tượng Sửa.

Bước 2: Thực hiện chỉnh sửa thông tin, sau đó nhấn Lưu.

Bước 3: Có thể xóa CBNV bằng cách chọn vào biểu tượng Xóa tại dòng thông tin CBNV.

Bước 4: Nhấn Tiếp tục để chuyển sang bước phân quyền người dùng.

2.3.1. Phân quyền truy cập cho từng người dùng

Hệ thống sẽ hiển thị danh sách người dùng anh chị đã khai báo và đồng bộ ở bước Cán bộ nhân viên.

Đối với những người dùng lấy về từ ứng dụng đã sử dụng, hệ thống sẽ đồng bộ cả vai trò của từng người dùng và đơn vị tương ứng.

Anh/chị thực hiện phân quyền cho từng người dùng.

Bước 1: Nhấn đúp chuột tại người dùng, vào mục Quyền ứng dụng, nhấn Thêm ứng dụng.

Bước 2: Phân quyền cho người dùng:

• Chọn ứng dụng muốn phân quyền.
• Chọn Vai trò cho người dùng
• Chọn Quyền truy cập dữ liệu: Phòng ban/đơn vị mà người dùng có quyền truy cập (Đối với đơn vị là đơn vị HCSN khác, không phải UBND xã/phường thì không có trường thông tin Quyền truy cập dữ liệu).
• Nhấn Lưu để hoàn thành hoặc Lưu và Thêm để tiếp tục phân quyền cho người dùng này vào ứng dụng khác.

2.3.2. Liên kết với CBNV

Sau quá trình khai báo và đồng bộ người dùng từ các ứng dụng lên nền tảng, có thể xảy ra trường hợp người dùng trùng lặp với CBNV.

Bước 1: Nhấn vào biểu tượng ⋯ chọn chức năng Liên kết với CBNV để đồng bộ những đối tượng này.

Bước 2: Chọn CBNV cần liên kết, nhấn Lưu.

Để thực hiện liên kết cho nhiều người dùng cùng lúc

Bước 1: Chọn Liên kết hàng loạt CBNV.

Bước 2: Chọn các CBNV cần liên kết, nhấn Lưu.

Bước 3: Sau khi phân quyền xong, nhấn Hoàn thành.

• Khi anh/ chị thiết lập thành công danh mục dùng chung và phân quyền người dùng, hệ thống sẽ gửi yêu cầu đồng bộ danh mục đến các ứng dụng trong nền tảng.
• Lúc này, anh/chị chọn Bắt đầu làm việc trên nền tảng MISA iGOV.