1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn cách lập chứng từ điều chuyển công cụ dụng cụ (CCDC) giữa các phòng ban trong cùng đơn vị.
Nội dung bao gồm hai phương pháp thực hiện điều chuyển tại màn hình danh sách CCDC và tại chức năng Điều chuyển.
Phạm vi áp dụng cho các đơn vị sử dụng phân hệ Công cụ dụng cụ trên phần mềm.
2. Các bước thực hiện
Cách 1: Điều chuyển tại màn hình danh sách CCDC
Bước 1: Vào Công cụ dụng cụ\Danh sách CCDC, tích chọn một hoặc nhiều CCDC cần điều chuyển. Nhấn Điều chuyển.
Bước 2: Tại mục Thông tin chứng từ.
- Sửa lại Số chứng từ, Ngày chứng từ, Ngày điều chuyển.
- Nhập Ghi chú nếu có.
Bước 3: Tại Thông tin CCDC điều chuyển.
- Tự động lấy lên danh sách CCDC vừa chọn.
- Bổ sung các thông tin: Bộ phận điều chuyển; Lý do; Số lượng;…
- Lưu ý: Để lọc CCDC trong danh sách, anh/chị di chuột đến cột cần lọc, sau đó ấn chọn biểu tượng Lọc (hình cái phễu). Nhập thông tin cần lọc rồi ấn Đồng ý.
- Lưu ý: Nếu không nhìn thấy dòng Bộ phận điều chuyển đến/Người sử dụng mới/Số lượng điều chuyển/Thành tiền/Lý do điều chuyển trên màn hình Chọn công cụ dụng cụ, anh/chị nhấn tổ hợp phím Ctrl – (dấu trừ) hoặc đồng thời nhấn giữ nút Ctrl và lăn con lăn chuột xuống để zoom nhỏ màn hình lại.
Bước 4: Nhấn Lưu để thêm chứng từ và thực hiện điều chuyển CCDC.
Cách 2: Điều chuyển tại tab Điều chuyển
Bước 1: Vào Công cụ dụng cụ\chọn Điều chuyển, tại tab Điều chuyển trong đơn vị nhấn Thêm chứng từ.
Bước 2: Tại Thông tin chứng từ.
- Sửa lại Số chứng từ, Ngày chứng từ, Ngày điều chuyển.
- Nhập Ghi chú nếu có.
Bước 3: Tại Thông tin CCDC điều chuyển.
- Nhấn Chọn công cụ dụng cụ.
- Tích chọn những CCDC cần điều chuyển.
- Chọn Bộ phận điều chuyển đến; nhập Lý do điều chuyển.
- Nhấn Đồng ý.
Bước 4: Có thể chỉnh sửa lại số lượng thực tế điều chuyển, bộ phận điều chuyển đến (nếu cần).
Bước 5: Nhấn Lưu để tạo chứng từ điều chuyển.
3. Lưu ý
Chỉ được sửa/xóa chứng từ điều chuyển công cụ dụng cụ khi:
- Công cụ dụng cụ chưa ghi giảm trước ngày điều chuyển.
- Chưa phát sinh các nghiệp vụ: Điều chuyển, Kiểm kê sau ngày điều chuyển.
4. Câu hỏi thường gặp
4.1 Khi khai báo CCDC chung vào cùng một mã CCDC và số lượng > 1, bây giờ muốn tách và phân bổ cho nhiều phòng ban khác thì phải làm sao?
Khi cùng các CCDC lúc khai báo thì đang theo dõi ở cùng một mã CCDC và tổng số lượng nhiều hơn 1, bây giờ đơn vị cần phân bổ mã CCDC này cho nhiều phòng ban, anh/chị thực hiện các bước như sau:
- Bước 1: Vào Công cụ dụng cụ\chọn Điều chuyển, tại tab Điều chuyển trong đơn vị nhấn Thêm chứng từ.
- Bước 2: Nhấn chọn mục + Chọn công cụ dụng cụ, sau đó tích chọn mã CCDC đang cần điều chuyển, chọn Bộ phận điều chuyển đến và nhập Số lượng điều chuyển rồi chọn Đồng ý.
- Bước 3: Nếu điều chuyển cùng mã CCDC đến những phòng ban khác nữa, anh/chị tiếp tục lặp lại các thao tác ở bước 2: nhấn + Chọn công cụ dụng cụ, chọn phòng ban và nhập số lượng tương ứng.
- Bước 4: Anh/chị kiểm tra lại các thông tin trên chứng từ rồi nhấn Lưu.
Anh/chị có thể chỉnh sửa lại số lượng điều chuyển, bộ phận điều chuyển đến (nếu cần) bằng cách nhấn vào từng ô thông tin tại các dòng CCDC trên màn hình chứng từ Điều chuyển CCDC trong đơn vị.
Lưu ý: Tổng số lượng của cùng một mã CCDC điều chuyển qua các phòng ban khác không được phép vượt quá số lượng CCDC hiện có. Nếu đã điều chuyển hết số lượng, mã CCDC này sẽ không chọn được tiếp.
