Các câu hỏi thường gặp về Tra cứu, Theo dõi lịch sử

Trả lời: 

Anh/chị vẫn có thể xem Lịch sử biến động của tài sản trên phần mềm, tuy nhiên mục này chỉ hiển thị khi anh/chị chọn vào một tài sản cụ thể trong danh sách. Anh/chị thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Vào phân hệ Tài sản.
• Bước 2: Tại màn hình Danh sách tài sản cố định, tích chọn vào 1 dòng tài sản bất kỳ trong danh sách.
• Bước 3: Khi chọn tài sản, phía dưới màn hình sẽ hiển thị các tab thông tin chi tiết. Anh/chị chọn tab Lịch sử biến động để xem các nghiệp vụ đã phát sinh liên quan đến tài sản đó, ví dụ: Hao mòn/khấu hao, đánh giá lại, ghi tăng, ghi giảm, các biến động khác của tài sản.

💡 Lưu ý: Nếu anh/chị chưa tích chọn tài sản trong danh sách thì phần Lịch sử biến động sẽ không hiển thị nội dung, nên dễ hiểu nhầm là phần mềm không có chức năng này. Chỉ cần chọn một tài sản bất kỳ thì hệ thống sẽ hiển thị lịch sử ngay bên dưới.

Trả lời: Đối với Danh sách tài sản, phần mềm luôn ưu tiên hiển thị các lô tài sản ở đầu danh sách, sau đó mới đến từng tài sản riêng lẻ, kể cả đối với tài sản mới khai báo thêm hoặc khi sắp xếp theo Alphabet.

Giải pháp: Anh/chị kéo thanh cuốn xuống dưới để xem các tài sản vừa mới khai báo

Trả lời: Tùy từng trường hợp, anh/chị thực hiện như sau:

Trường hợp 1 (thường gặp nhất): Anh/chị là đơn vị con (đơn vị cấp dưới) hoặc đơn vị chủ quản (đơn vị cấp trên) muốn tra cứu, tìm kiếm tài sản của đơn vị mình

• Anh/chị vào Danh sách tài sản hoặc Danh sách công cụ dụng cụ, sau đó:
  • Sử dụng Tìm kiếm (theo mã, tên tài sản/CCDC…)
  • Sử dụng Bộ lọc (theo loại tài sản, phòng ban, bộ phận sử dụng…)
  • Nhấn đúp chuột vào tài sản hoặc công cụ dụng cụ để xem chi tiết thông tin.

Hướng dẫn chi tiết:

• • Lọc Danh sách tài sản
  • Lọc Danh sách công cụ dụng cụ.

Trường hợp 2: Anh/chị là đơn vị chủ quản (đơn vị cấp trên), muốn tra cứu, tìm kiếm tài sản của đơn vị con (đơn vị cấp dưới)

• Anh/chị có thể tra cứu bằng chức năng Tra cứu CSDL
  • Vào Tra cứu CSDL.
  • Chọn Tài sản hoặc Công cụ dụng cụ.
  • Sử dụng bộ lọc hoặc tìm kiếm để tra cứu và xem chi tiết tài sản, công cụ dụng cụ của các đơn vị cấp dưới hoặc của đơn vị chủ quản.

Hướng dẫn chi tiết: Tra cứu CSDL

Trả lời: Sau khi cập nhật tài sản theo Thông tư, Quyết định mới, tài sản sẽ được chuyển sang loại tài sản mới nhất, nên không xem lại được danh sách tài sản theo loại tài sản cũ trên giao diện sau khi cập nhật.

Nếu muốn so sánh loại tài sản, tỷ lệ hao mòn và số năm sử dụng trước và sau khi cập nhật, anh/chị thực hiện theo một trong 2 cách sau:

• Cách 1: Kiểm tra trực tiếp tại giao diện Cập nhật tài sản theo Thông tư, Quyết định mới trong quá trình thực hiện cập nhật.
• Cách 2: Khi chưa cập nhật tài sản, vào năm cũ và in Mẫu số BCQT04 – Báo cáo chi tiết tài sản cố định, tại tham số in tích chọn Chi tiết theo loại tài sản. Sau đó cập nhật tài sản theo Thông tư, Quyết định mới và in lại Mẫu số BCQT04 – Báo cáo chi tiết tài sản cố định, cũng tích chọn Chi tiết theo loại tài sản để đối chiếu loại tài sản trước và sau khi cập nhật, từ đó xác định tài sản có thay đổi tỷ lệ hao mòn hoặc số năm sử dụng.

1. Vấn đề

Khi hợp nhất, sáp nhập các trường học, việc điều chuyển số lượng lớn TSCĐ và CCDC về đơn vị mới thường gặp khó khăn trong việc quản lý tại các địa điểm khác nhau (điểm trường chính và các phân hiệu, cơ sở,…); dễ dẫn đến lẫn lộn sổ sách, khó đối soát khi kiểm kê hoặc bàn giao tài sản giữa các cơ sở.

2. Giải pháp

Để quản lý tài sản theo địa điểm thực tế, anh/chị cần khai báo mỗi điểm trường, phân hiệu hoặc cơ sở như một Bộ phận sử dụng (phòng ban) trên phần mềm.

Trường hợp 1: Đơn vị mới chưa tiến hành tiếp nhận tài sản và CCDC

Bước 1: Khai báo Bộ phận sử dụng (Điểm trường/Phân hiệu/Cơ sở)

• Thực hiện theo Hướng dẫn khai báo Bộ phận sử dụng (phòng ban).
• Anh/chị nên căn cứ và vào Quyết định thành lập đơn vị mới để đặt tên phòng ban mới trên phần mềm QLTS phù hợp. Ví dụ minh họa: Trường chính – Trường Tiểu học A, Phân hiệu 1 – Trường THCS B, Cơ sở 2 – Trường Mầm non C,…

Bước 2: Thực hiện tiếp nhận tài sản và CCDC

• Tiếp nhận: Khi nhập tài sản, CCDC tiếp nhận từ đơn vị cũ, chọn đúng Bộ phận sử dụng là điểm trường/phân hiệu/cơ sở tương ứng.
• Đối với trường hợp tiếp nhận từ đơn vị có dùng QLTS: Tại màn hình tiếp nhận TSCĐ/CCDC, anh/chị có thể thêm nhanh phòng ban mới bằng cách: Chọn Cập nhật nhanh thông tin tài sản, vào tab Bộ phận sử dụng, nhấn dấu (+) để khai báo phòng ban mới.

Trường hợp 2: Đơn vị mới đã hoàn thành tiếp nhận tài sản và CCDC vào phòng ban chung, bây giờ cần tách ra theo dõi theo từng phòng ban tương ứng với từng đơn vị

Bước 1: Khai báo Bộ phận sử dụng (Điểm trường/Phân hiệu/Cơ sở) tương tự trường hợp 1

Bước 2: Thực hiện Điều chuyển tài sản trong đơn vị và Điều chuyển CCDC trong đơn vị sang phòng ban vừa thêm mới.

3. Lưu ý:

• Nếu anh/chị muốn thêm các điểm trường là phòng ban mới vào cơ cấu tổ chức đơn vị: Thực hiện trên iGOV Hệ thống. Phòng ban mới sẽ được tự động đồng bộ sang iGOV Tài sản.

• Nếu chỉ muốn thêm phòng ban để quản lý TSCĐ, CCDC: Thực hiện thêm thủ công trên iGOV Tài sản. Phòng ban này chỉ dùng để quản lý tài sản và không đồng bộ vào cơ cấu tổ chức trên iGOV Hệ thống.