Khi lập bảng lương, phụ cấp thấy số liệu không đúng thì làm thế nào?

1. Tổng quan

Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách kiểm tra và xử lý một số tình huống thường gặp khi lập bảng lương, phụ cấp thấy số liệu chưa đúng, hoặc chưa khớp với bảng tính đã làm ở ngoài.

2. Cách xử lý

2.1. Số tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm, thực lĩnh chưa đúng

Bảng lương được tính dựa trên thông tin lương, phụ cấp, theo dõi công, và mức hưởng theo từng loại nghỉ đã khai báo. Nếu bảng lương không đúng, hãy kiểm tra:

• Bước 1: Xác định nhân viên bị sai
• Bước 2: Sau khi xác định cán bộ nhân viên sai hãy kiểm tra từng khoản lương, phụ cấp, khấu trừ xem sai thông tin nào.
• Bước 3: Sau khi đã xác định được khoản sai anh/chị xác định nguyên nhân và sửa lại tương ứng, thông thường thường do các nguyên nhân sau:
  • Quá trình lương, phụ cấp, thông tin bảo hiểm trong mục cán bộ nhân viên khai báo chưa đúng => Anh/chị vào mục Cán bộ nhân viên để sửa lại. Lưu ý trường hợp đơn vị có dùng iGOV Nhân sự thì một số thông tin cần được chỉnh sửa từ iGOV Nhân sự.
  • Cán bộ nhân viên, lao động hợp đồng chưa khai báo quá trình lương, phụ cấp khi tính lương sẽ không hiển thị lên bảng tính lương.
  • Trường hợp đã khai báo quá trình lương, quá trình phụ cấp nhưng khi lập bảng lương không thấy số liệu, nguyên nhân thường do:
    • Khai báo sai ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc hưởng.
    • Kỳ lương thực tế áp dụng không bao gồm kỳ lương đang tính.
    • Tích chọn “Đã hưởng ở đơn vị khác”.

    Ví dụ: Đã khai báo quá trình phụ cấp và các tháng trước vẫn hưởng bình thường, nhưng tháng 8 không thấy khoản phụ cấp. Nguyên nhân là quá trình phụ cấp đang để ngày kết thúc hưởng là 31/7. Vì vậy, khi tính lương tháng 8, hệ thống sẽ không tính khoản phụ cấp này.

• • Lao động hợp đồng, tập sự hưởng 85% lương thì nhập tỷ lệ hưởng của quá trình lương là 85%, nhưng tỷ lệ hưởng của các khoản phụ cấp vẫn để là 100%. Ví dụ lao động hợp đồng tập sự ngoài lương thì được hưởng 45% phụ cấp ưu đãi nghề thì khi khai báo quá trình phụ cấp anh/chị nhập tỷ lệ là 45%, tỷ lệ hưởng là 100.

  • Nếu số tiền hoặc hệ số, hệ số quy đổi các khoản phụ cấp chưa đúng, anh/chị cần kiểm tra:

    • Quá trình phụ cấp đã khai báo.

    • Quá trình nghỉ đã khai báo và mức hưởng theo loại nghỉ, nếu cán bộ có nghỉ trong kỳ.

    • Công thức tính khoản phụ cấp tại Danh mục \ Phụ cấp đã được thiết lập đúng chưa.

  • Trường hợp hiện nay đơn vị không còn tính kinh phí công đoàn (KPCĐ) nhưng bảng lương vẫn hiện kinh phí công đoàn anh/chị làm theo hướng dẫn tại đây để bỏ tỷ lệ đóng kinh phí công đoàn cho cán bộ nhân viên rồi thực hiện lập lại bảng tính lương, phụ cấp.

  • Các vấn đề liên quan đến bảo hiểm như tính bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) bị sai: có khoản phụ cấp có tính, khấu trừ bảo hiểm nhưng phần mềm lại không tính; hoặc có khoản phụ cấp không tính, khấu trừ bảo hiểm nhưng phần mềm lại tính; hoặc có cán bộ không lên một khoản bảo hiểm như BHTN,…

    Anh/chị cần kiểm tra mức đóng bảo hiểm, tỷ lệ người lao động đóng, tỷ lệ cơ quan đóng được khai báo tại Cán bộ nhân viên → Thông tin bảo hiểm. Xem hướng dẫn khai báo thông tin bảo hiểm tại đây.

  • Quá trình nghỉ phép, thai sản, không lương,… trong phần theo dõi công chưa đúng làm cho số ngày hưởng lương, số ngày nghỉ không lương,… không đúng => Anh/chị vào mục theo dõi công để kiểm tra và sửa lại. Ngoài ra với cán bộ mới tiếp nhận trong tháng để tính đúng lương từ ngày tiếp nhận anh/chị cần khai báo đúng ngày vào đơn vị trên iGOV Hệ thống hoặc iGOV Nhân sự.
  • Ngoài ra anh/chị có thể kiểm tra thiết lập mức hưởng lương, phụ cấp theo từng loại nghỉ đã khai báo đúng chưa theo hướng dẫn tại đây. Hoặc kiểm tra công thức tính các cột trên bảng lương và sửa lại nếu chưa đúng theo hướng dẫn tại đây.

2.2. Bảng lương làm tròn không đúng

Anh/chị thực hiện làm tròn theo hướng dẫn tại đây.

2.3. Bảng lương không lên cán bộ nhân viên đã khai báo

Trường hợp đã khai báo cán bộ nhân viên trong mục Cán bộ nhân viên nhưng khi tính lương không lên cán bộ đã khai báo hoặc lập bảng lương báo lỗi #DIV/0! thường do cán bộ chưa khai báo quá trình lương, phụ cấp phục vụ tính lương, hoặc đã khai báo nhưng thông tin khai báo chưa đúng. Anh/chị thực hiện kiểm tra như sau:

Bước 1: Vào Cán bộ nhân viên → tích đúp vào cán bộ nhân viên không lên bảng lương.

Bước 2: Nhấn Sửa.

Bước 3: Chọn tab Quá trình lương, kiểm tra thông tin đã khai báo:

• Ngày bắt đầu, ngày kết thúc.
• Kỳ lương thực tế áp dụng có chứa kỳ lương đang tính.
• Không tích chọn Đã hưởng ở đơn vị khác nếu không đúng.

Nếu có thông tin sai, chỉnh sửa lại cho đúng.

Nếu không lên thông tin phụ cấp anh/chị chọn tab Phụ cấp và làm tương tự.

Bước 4: Nhấn Lưu.

Bước 5: Lập lại bảng lương và kiểm tra lại.

Lưu ý:

• Nếu ngoài lương cán bộ có hưởng thêm các khoản phụ cấp lương nào anh/chị chọn tab Phụ cấp và kiểm tra tương tự.
• Trường hợp đơn vị có sử dụng iGOV Nhân sự thì thông tin qúa trình lương, quá trình phụ cấp được khai báo trên iGOV Nhân sự.