Khi lập bảng lương, phụ cấp thấy số liệu không đúng thì làm thế nào?

1. Tổng quan

Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách kiểm tra và xử lý một số tình huống thường gặp khi lập bảng lương, phụ cấp thấy số liệu chưa đúng, hoặc chưa khớp với bảng tính đã làm ở ngoài.

2. Quy trình 3 bước kiểm tra nhanh

• Bước 1: Xác định rõ danh sách Nhân viên bị sai/thiếu số liệu.

• Bước 2: So sánh chi tiết từng khoản (Lương cơ bản, Hệ số, Phụ cấp, Bảo hiểm, Khấu trừ) để biết chính xác khoản nào chưa đúng.

• Bước 3: Kiểm tra nguyên nhân tương ứng bên dưới và thực hiện chỉnh sửa.

• Bước 4: Lập lại bảng lương và kiểm tra lại

3. Các trường hợp thường gặp & Cách xử lý

3.1. Số tiền Lương, Phụ cấp hoặc Bảo hiểm bị sai

Nguyên nhân 1.1: Thông tin Quá trình lương/Phụ cấp khai báo chưa chuẩn

Biểu hiện: Không hiển thị phụ cấp, sai hệ số, hoặc số tiền lương, phụ cấp không đúng.

Giải pháp: 

1. Vào menu Cán bộ nhân viên\Chọn nhân viên cần sửa\Nhấn Sửa. (Lưu ý: Nếu đơn vị dùng iGOV Nhân sự, thông tin này phải được sửa từ iGOV Nhân sự).

2. Kiểm tra các trường thông tin quá trình lương, quá trình phụ cấp cán bộ nhân viên đang được hưởng:

• Nếu chưa khai báo anh/chị cần khai báo quá trình lương, phụ cấp cán bộ đang được hưởng tương ứng. Anh/chị xem hướng dẫn khai báo quá trình lương tại đây, khai báo quá trình phụ cấp tại đây. Nếu quá trình lương, phụ cấp đã khai báo anh/chị tiếp tục kiểm tra các thông tin dưới đây.

• Ngày bắt đầu / Ngày kết thúc hưởng: Đảm bảo khoảng thời gian này bao gồm kỳ lương đang tính

Ví dụ: Đã khai báo quá trình phụ cấp và các tháng trước vẫn hưởng bình thường, nhưng tháng 8 không thấy khoản phụ cấp. Nguyên nhân là quá trình phụ cấp đang để ngày kết thúc hưởng là 31/7. Vì vậy, khi tính lương tháng 8, hệ thống sẽ không tính khoản phụ cấp này.

• Kỳ lương thực tế áp dụng: Đã bao gồm kỳ lương hiện tại hay chưa.

• Tùy chọn “Đã hưởng ở đơn vị khác”: Đảm bảo không tích chọn ô này (trừ khi cán bộ thực sự hưởng lương ở đơn vị khác).

• Tỷ lệ hưởng: Lao động hợp đồng, tập sự hưởng 85% lương thì nhập tỷ lệ hưởng của quá trình lương là 85%, nhưng tỷ lệ hưởng của các khoản phụ cấp vẫn để là 100%. Ví dụ lao động hợp đồng tập sự ngoài lương thì được hưởng 45% phụ cấp ưu đãi nghề thì khi khai báo quá trình phụ cấp anh/chị nhập tỷ lệ là 45%, tỷ lệ hưởng là 100%.

3. Kiểm tra Công thức phụ cấp: Vào Danh mục \ Phụ cấp kiểm tra công thức tính đã thiết lập đúng chưa.

Nguyên nhân 1.2: Thiết lập Bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) chưa đúng

Biểu hiện: Tỷ lệ đóng bảo hiểm bị lệch, hoặc phụ cấp chưa được tính/khấu trừ bảo hiểm. có khoản phụ cấp có tính, khấu trừ bảo hiểm nhưng phần mềm lại không tính; hoặc có khoản phụ cấp không tính, khấu trừ bảo hiểm nhưng phần mềm lại tính; hoặc có cán bộ không lên một khoản bảo hiểm như BHTN,…

Giải pháp: 

1. Vào Cán bộ nhân viên\ Tích đúp vào cán bộ nhân viên bị sai\ Kiểm tra tab Thông tin bảo hiểm.

2. Kiểm tra lại Mức đóng, Tỷ lệ Người lao động đóng và Tỷ lệ Cơ quan đóng: Anh/chị xem hướng dẫn khai báo thông tin bảo hiểm tại đây.

3. Lưu ý về Kinh phí công đoàn (KPCĐ): Trường hợp hiện nay đơn vị không còn tính kinh phí công đoàn (KPCĐ) nhưng bảng lương vẫn hiện kinh phí công đoàn anh/chị làm theo hướng dẫn tại đây để bỏ tỷ lệ đóng kinh phí công đoàn cho cán bộ nhân viên rồi thực hiện lập lại bảng tính lương, phụ cấp.

Nguyên nhân 1.3: Sai thông tin Chấm công / Ngày nghỉ

• Hiện tượng: Số ngày hưởng lương, ngày nghỉ không lương, nghỉ thai sản/ốm đau bị sai khiến tổng lương bị lệch.

• Cách xử lý:

  1. Vào menu Theo dõi công để kiểm tra và điều chỉnh lại số ngày nghỉ, loại ngày nghỉ.

  2. Với cán bộ mới tiếp nhận trong tháng: Kiểm tra Ngày vào đơn vị trên iGOV Hệ thống/iGOV Nhân sự để phần mềm tính đúng lương từ ngày bắt đầu làm việc.

  3. Vào thiết lập\Mức hưởng theo từng loại công, kểm tra thiết lập mức hưởng lương, phụ cấp theo từng loại nghỉ đã khai báo đúng chưa theo hướng dẫn tại đây. Hoặc kiểm tra công thức tính các cột trên bảng lương và sửa lại nếu chưa đúng theo hướng dẫn tại đây.

3.2. Bảng lương làm tròn không đúng

Anh/chị thực hiện làm tròn theo hướng dẫn tại đây.

3.3. Bảng lương không lên cán bộ nhân viên đã khai báo

Trường hợp đã khai báo cán bộ nhân viên trong mục Cán bộ nhân viên nhưng khi tính lương không lên cán bộ đã khai báo hoặc lập bảng lương báo lỗi #DIV/0! thường do cán bộ chưa khai báo quá trình lương, phụ cấp phục vụ tính lương, hoặc đã khai báo nhưng thông tin khai báo chưa đúng. Anh/chị thực hiện kiểm tra như sau:

Bước 1: Vào Cán bộ nhân viên → tích đúp vào cán bộ nhân viên không lên bảng lương.

Bước 2: Nhấn Sửa.

Bước 3: Chọn tab Quá trình lương, kiểm tra thông tin đã khai báo:

• Ngày bắt đầu, ngày kết thúc.
• Kỳ lương thực tế áp dụng có chứa kỳ lương đang tính.
• Không tích chọn Đã hưởng ở đơn vị khác nếu không đúng.

Nếu có thông tin sai, chỉnh sửa lại cho đúng.

Nếu không lên thông tin phụ cấp anh/chị chọn tab Phụ cấp và làm tương tự.

Bước 4: Nhấn Lưu.

Bước 5: Lập lại bảng lương và kiểm tra lại.

Lưu ý:

• Nếu ngoài lương cán bộ có hưởng thêm các khoản phụ cấp lương nào anh/chị chọn tab Phụ cấp và kiểm tra tương tự.
• Trường hợp đơn vị có sử dụng iGOV Nhân sự thì thông tin qúa trình lương, quá trình phụ cấp được khai báo trên iGOV Nhân sự.

3.4. Bảng tính lương không lên đúng hệ số lương, phụ cấp mới đã khai báo

Nguyên nhân:

• Bảng lương được sao chép từ bảng lương cũ hoặc lập trước khi cập nhật quá trình lương, phụ cấp mới nên chưa ghi nhận thông tin mới.
• Thông tin Từ ngày của quá trình lương, phụ cấp mới < Từ ngày của quá trình cũ liền kề, khiến phần mềm xác định nhầm hệ số đang hưởng.

Cách khắc phục:

Trường hợp 1: Bảng lương chưa cập nhật hệ số mới

1. Thêm mới bảng lương (không sao chép bảng lương cũ) hoặc mở bảng lương đã lập.
2. Nhấn Sửa.
3. Nhấn biểu tượng ba chấm ở góc phải màn hình.
4. Chọn Tính lại bảng lương.

Trường hợp 2: Lập bảng lương mới nhưng vẫn không hiển thị đúng hệ số mới

1. Kiểm tra thông tin Từ ngày của quá trình lương mới và quá trình lương cũ liền kề. Đảm bảo thông tin Từ ngày của quá trình mới phải lớn hơn thông tin Từ ngày của quá trình cũ.

Ví dụ:

• Quá trình lương mới, hệ số 5: Từ ngày 01/05/2026.
• Quá trình lương cũ, hệ số 4: Từ ngày 01/09/2026.

Do ngày bắt đầu của quá trình lương cũ > quá trình lương mới, phần mềm xác định hệ số 4 là hệ số đang hưởng.

Cần điều chỉnh lại thông tin thời gian của các quá trình lương để phần mềm ghi nhận đúng hệ số đang hưởng.

2. Lập lại bảng tính lương phụ cấp và kiểm tra lại.

4. Lưu ý

Các khoản phụ cấp/thu nhập khác được khai báo tại Danh mục → Thu nhập khác như: Phụ cấp đi sớm; Phụ cấp trực; Công tác phí (CTP)/Khoán CTP, tiền làm thêm, làm đêm, tiền khen thưởng theo Nghị định 73/2024/NĐ-CP, tiền các ngày lễ tết như tết dương, tết âm, tết thiếu nhi 1/6, quốc khánh 2/9, văn phòng phẩm (VPP)/Khoán VPP, thu nhập tăng thêm, phụ cấp thể dục… sẽ không hiển thị trên bảng tính lương, không thêm vào bảng tính lương, phụ cấp được. Anh/chị có thể in báo cáo để hiển thị đầy đủ các khoản thu nhập phát sinh theo hướng dẫn tại đây.